DATABEHANDLERAFTALE

DATABEHANDLERAFTALE

1 Baggrund for databehandleraftalen
1. Denne aftale fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når SalesHero ApS, CVR-nr. 41248998, Andkærvej 19D, 7100 Vejle (herefter benævnt ”databehandleren”) foretager behandling af personoplysninger på vegne af databehandlerens kunder (brugere i systemet) på databehandlerens systemer som er leveret som Software as a Service (SaaS) (herefter benævnt ”dataansvarlige”). Tilsammen er de to benævnt ”Parterne”.

2. Databehandlerens behandling af personoplysninger sker med henblik på den indgåede aftale om levering af serviceydelser på de systemer som Databehandleren stiller til rådighed i henhold til Aftalegrundlaget.

3. Denne aftale er gældende fra den dag Aftalegrundlaget er gældende.

4. Personoplysninger om den dataansvarlige og dennes brugere der oprettes i systemerne og som benyttes til databehandlerens formål reguleres ikke af denne databehandleraftale. Databehandleren er dataansvarlig for denne behandling og behandlingen er beskrevet i “Cookie- og privatlivspolitik” på adressen: https://saleshero.dk/privacy

5. Aftalen er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordningen), som stiller specifikke krav til indholdet af en databehandleraftale.

6. Databehandlerens behandling af personoplysninger sker med henblik på at kunne levere og drifte systemer som leveres som Software as a Service (SaaS) til databehandlerens kunder.

7. Denne databehandleraftale og det Aftalegrundlag der derudover er indgået imellem parterne er indbyrdes afhængige, og kan ikke opsiges særskilt. Databehandleraftalen kan dog – uden at opsige Aftalegrundlaget i øvrigt – erstattes af en anden gyldig databehandleraftale.

8. Denne databehandleraftale har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne i Aftalegrundlaget.

9. Til denne aftale hører fire bilag. Bilagene fungerer som en integreret del af databehandleraftalen.

10. Databehandleraftalens Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

11. Databehandleraftalens Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for, at databehandleren kan gøre brug af eventuelle underdatabehandlere, samt en liste over de eventuelle underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt.

12. Databehandleraftalens Bilag C indeholder en nærmere instruks om, hvilken behandling databehandleren skal foretage på vegne af den dataansvarlige (behandlingens genstand), hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der som minimum skal iagttages, samt hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

13. Databehandleraftalens Bilag D indeholder parternes eventuelle regulering af forhold, som ikke ellers fremgår af databehandleraftalen eller parternes Aftalegrundlag.

14. Databehandleraftalen med tilhørende bilag opbevares skriftligt, herunder elektronisk af begge parter.

15. Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren for forpligtelser, som efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning direkte er pålagt databehandleren.

2 Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder
1. Databehandlerens systemer kan betegnes som selvbetjeningssystemer, hvor de oplysninger der behandles hos Databehandleren på vegne af den dataansvarlige foretages på baggrund af de oplysninger den dataansvarlige giver og anmoder om igennem brugen af systemet.

2. Den dataansvarlige har overfor omverdenen (herunder den registrerede) som udgangs-punkt ansvaret for, at behandlingen af personoplysninger sker indenfor rammerne af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

3. Den dataansvarlige har derfor både rettighederne og forpligtelserne til at træffe beslutninger om, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling.

4. Den dataansvarlige er blandt andet ansvarlig for, at der foreligger hjemmel til den behandling, som databehandleren instrueres i at foretage.

5. Baseret på de oplysninger den Dataansvarlige dels anmoder om dels giver igennem brugen af systemerne. Er den Dataansvarlige forpligtet til at sikre sig at særlige og/eller følsomme personoplysninger ikke gemmes i systemets felter der ikke er beregnet til et sådan formål, givet af navnet for feltet. Dette kunne f.eks. være at gemme et CPR-nummer i et notefelt. Således det er muligt for Databehandleren at overholde sine forpligtigelser overfor den Dataansvarlige.

6. Den Dataansvarlige indestår for og har det fulde ansvar for de brugere der har adgang til den Dataansvarliges konto hos Databehandleren. Den Dataansvarlige skal oplyse dennes brugere om forpligtelserne der påhviler hver bruger af systemet, herunder eventuelle problemstillinger der kan opstå i forbindelse med deling af login-detaljer.

7. I systemet kan den Dataansvarlige udskrive/udsende samt downloade tilbud, ordre, fakturaer, kundelister, statistikker mv. Hvis disse funktioner bruges af den dataansvarlige er denne ansvarlig for, at videregivelse af sådanne informationer er i overensstemmelse med reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

3 Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk.
3, litra a.

2. Den Dataansvarlige giver dels den dokumenterede instruks igennem denne databehandleraftale dels igennem brugen af systemerne, altså igennem de oplysninger den Dataansvarlige giver igennem opsætningen af systemet samt det løbende brug af systemet. Systemerne medfører derfor, at instruksen automatisk viderebehandles af systemerne og gør at Databehandleren ikke løbende vurderer om instruksen er i strid med databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

3. Databehandleren tilgår kun den Dataansvarliges sider i systemet i forbindelse med supportopgaver. Bliver Databehandleren i forbindelse med supporten, eller på anden vis, opmærksom på, at en instruks efter databehandlerens mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller databeskyttelsesloven underrettes den Dataansvarlige omgående.

4 Fortrolighed
1. Databehandleren sikrer, at kun de personer, der aktuelt er autoriseret hertil, har adgang til de personoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige. Adgangen til oplysningerne skal derfor straks lukkes ned, hvis autorisationen fratages eller udløber.

2. Der må alene autoriseres personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til personoplysningerne for at kunne opfylde databehandlerens forpligtelser overfor den dataansvarlige.

3. Databehandleren sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.

4. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de relevante medarbejdere er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

5 Behandlingssikkerhed
1. Databehandleren iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 32, hvoraf det bl.a. fremgår, at der under hensyntagen til det aktuelle niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder skal gennemføres passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til disse risici.

2. Databehandleren skal i forbindelse med ovenstående – i alle tilfælde – som minimum iværksætte det sikkerhedsniveau og de foranstaltninger, som er specificeret nærmere i denne aftales Bilag C.
6 Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2 og 4, for at gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler).

2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler) til opfyldelse af databehandleraftalen uden forudgående specifik eller generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

3. I tilfælde af generel skriftlig godkendelse skal databehandleren underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer.

4. Den dataansvarliges nærmere betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere fremgår af denne aftales Bilag B.

5. Den dataansvarliges eventuelle godkendelse af specifikke underdatabehandlere er anført i denne aftales Bilag B.

6. Når databehandleren har den dataansvarliges godkendelse til at gøre brug af en underdatabehandler, sørger databehandleren for at pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der er fastsat i denne databehandleraftale, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i databeskyttelsesforordningen.

Databehandleren er således ansvarlig for at pålægge en eventuel underdatabehandler mindst de forpligtelser, som databehandleren selv er underlagt efter databeskyttelsesreglerne og denne databehandleraftale med tilhørende bilag.

7. I tilfælde af konkurs skal Databehandleren sikre i det omfang det er muligt, at udlevering af data sker til den Dataansvarlig så vidt dette ønskes. Samt at alt data hos underleverandøren slettes.

8. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser.

7 Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisationer
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, herunder for så vidt angår overførsel (overladelse, videregivelse samt intern anvendelse) af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

2. Uden den dataansvarliges instruks eller godkendelse kan databehandleren derfor bl.a. ikke;

a. videregive personoplysningerne til en dataansvarlig i et tredjeland eller i en international organisation,
b. overlade behandlingen af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland,
c. lade oplysningerne behandle i en anden af databehandlerens afdelinger, som er placeret i et tredjeland.

3. Den dataansvarliges eventuelle instruks eller godkendelse af, at der foretages overførsel af personoplysninger til et tredjeland, vil fremgå af denne aftales Bilag C.

8 Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel 3.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
c. den registreredes indsigtsret
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (»retten til at blive glemt«)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligt i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til at gøre indsigelse mod resultatet af automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering

I systemerne kan den Dataansvarlige uden bistand fra Databehandleren overholde en række af de anførte forpligtelser overfor den registrerede. Systemerne bliver løbende opdateret, således at størstedelen af den Dataansvarliges forpligtelser overfor den registrerede direkte kan foretages af den Dataansvarlige i systemerne.

Såfremt Databehandleren modtager en begæring om indsigt fra en registreret, skal Databehandleren hurtigst muligt videregive denne begæring til den Dataansvarlige.

2. Databehandleren bistår den dataansvarlige med at sikre overholdelse af den dataansvarliges forpligtelser i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 32-36 under hensynstagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, jf. art 28, stk. 3, litra f.

Dette indebærer, at databehandleren under hensynstagen til behandlingens karakter skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

a. forpligtelsen til at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til de risici, der er forbundet med behandlingen
b. forpligtelsen til at anmelde brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at den dataansvarlige er blevet bekendt med bruddet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder.
c. forpligtelsen til – uden unødig forsinkelse – at underrette den/de registrerede om brud på persondatasikkerheden, når et sådant brud sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
d. forpligtelsen til at gennemføre en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse, hvis en type behandling sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
e. forpligtelsen til at høre tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen

3. Databehandleren er berettiget til en kompensation for dennes medarbejderes tid i forbindelse med bistand til anmeldelse af brud til Datatilsynet medmindre bruddet skyldes Databehandleren, eventuel bistand til gennemførelse af en konsekvensanalyse eller bistand til hørelse af tilsynsmyndigheden inden en behandling, der vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den Dataansvarlige. Prisen er 1.295 kr. eksklusiv moms per time.

9 Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden hos databehandleren eller en eventuel underdatabehandler.

Databehandlerens underretning til den Dataansvarlige skal som minimum ske ved, at Databehandleren giver en indledende underretning indenfor 24 timer efter opdagelsen af bruddet og en uddybende underretning inden for 36 timer efter opdagelsen af bruddet, sådan at den Dataansvarlige har mulighed for at efterleve sin eventuelle forpligtelse til at anmelde bruddet til tilsynsmyndigheden indenfor 72 timer.

2. I overensstemmelse med denne aftales afsnit 10.2., litra b, skal databehandleren – under hensynstagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for denne – bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til tilsynsmyndigheden.
Det kan betyde, at databehandleren bl.a. skal hjælpe med at tilvejebringe nedenstående oplysninger, som efter databeskyttelsesforordningens artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse til tilsynsmyndigheden:

a. Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. Sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. Foranstaltninger, som er truffet eller foreslås truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger

10 Sletning og tilbagelevering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling forpligtes databehandleren til, efter den dataansvarliges valg, at slette eller tilbagelevere alle personoplysninger til den dataansvarlige, samt at slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller national ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

11 Tilsyn og revision
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og denne aftale, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

2. Den nærmere procedure for den dataansvarliges tilsyn med databehandleren fremgår af denne aftales Bilag C.

3. Den dataansvarliges tilsyn med eventuelle underdatabehandlere sker som udgangspunkt gennem databehandleren. Den nærmere procedure herfor fremgår af denne aftales Bilag C.

4. Databehandleren er forpligtet til at give myndigheder, der efter den til enhver tid gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges og databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på myndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

12 Parternes aftaler om andre forhold
1. Parterne er med hensyn til forhold i denne databehandleraftale ansvarlige i overensstemmelse med gældende rets almindelige regler, dog fraskriver parterne sig ethvert ansvar for indirekte tab og følger, herunder blandt andet driftstab, tab af goodwill, tab af besparelser og indtægter, inklusiv udgifter til at inddrive mistede indtægter, rentetab, omkostninger til reetablering af data mv.

2. Erstatningsansvar mellem den Dataansvarlige og Databehandleren kan ikke for alle kumulerede krav i henhold til denne Databehandleraftale per kalenderår samlet overstige denne beløbsgrænse: ”De samlede forfaldne betalinger i henhold til salg af abonnementer samt tilknyttede ydelser, som Databehandleren har faktureret den Dataansvarlige i det umiddelbart foregående kalenderår”. Har den Dataansvarlige ikke haft en abonnement det foregående kalenderår opgøres ansvaret ud fra det forventede salg af abonnement samt tilknyttede ydelser for det indeværende år.

Ansvarsbegrænsningen dækker ikke tab som følge af den andens parts groft uagtsomme eller forsætlige handlinger.

3. Ved eventuelle erstatningsansvar efter gældende ret, herunder databeskyttelsesforordningens artikel 82 over for de i databehandleraftalens anførte kategorier af registrerede skal:

a. Den Dataansvarlige skadesløsholde Databehandleren for ethvert krav, herunder sagsomkostninger for den del af ansvaret der tilfalder den Dataansvarlige efter gældende ret, herunder artikel 82, stk. 5 i databeskyttelsesforordningen.

b. Den Dataansvarlige skadesløsholde Databehandleren for ethvert krav, herunder sagsomkostninger for den del af ansvaret over beløbsgrænsen i punkt 12.2. der tilfalder databehandleren efter gældende ret, herunder artikel 82, stk. 5 i databeskyttelsesforordningen.

c. Databehandleren maksimalt skadesløsholde den Dataansvarlige op til beløbsgrænsen i punkt 12.2. og alene for den del af ansvaret der tilfalder Databehandleren efter gældende ret, herunder artikel 82, stk.
5 i databeskyttelsesforordningen.

4. Regulering af lovvalg og værneting i Aftalegrundlaget finder også anvendelse for denne Databehandleraftale, som om denne Databehandleraftale var en integreret del heraf.

5. Eventuelle erstatningsansvar, som ikke er en del af denne databehandleraftale er reguleret i Aftalegrundlaget.
13 Ikrafttræden og ophør
1. Denne aftale træder i kraft når Dataansvarlig direkte eller indirekte begynder at anvende systemerne der stilles til rådighed fra Databehandleren. Eller ved accept og underskrift af Aftalegrundlaget. Alt efter hvilken af disse der indtræder først.

2. Aftalen kan af begge parter kræves genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i aftalen giver anledning hertil.

4. Opsigelse af databehandleraftalen kan ske i henhold til de opsigelsesvilkår, inkl. opsigelsesvarsel, som fremgår af Aftalegrundlaget.

5. Aftalen er gældende, så længe behandlingen består. Uanset Aftalegrundlagets i øvrigt og/eller databehandleraftalens opsigelse, vil databehandleraftalen forblive i kraft frem til behandlingens ophør og oplysningernes sletning hos databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

14 Kontaktpersoner/kontaktpunkter hos den dataansvarlige og databehandleren
1. Parterne kan kontakte hinanden via de i Aftalegrundlaget angivne kontaktpersoner/kontaktpunkter:

2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersonen/kontaktpunktet.

Bilag A Oplysninger om behandlingen

Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er:
• at den dataansvarlige kan anvende systemer ejet, udviklet, driftet og administreret af Databehandleren, til at optimere, digitalisere og automatisere processer for den dataansvarliges virksomhed. Herunder at indsamle og behandle oplysninger om den Dataansvarlige og dennes virksomhed, samt virksomhedens kunder.
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om:
• at Databehandleren stiller et system til rådighed via Software as a Service (SaaS) for den Dataansvarlige og herigennem opbevarer personoplysninger om den Dataansvarlige samt dennes kunder på Databehandlerens servere.
Behandlingen muliggør følgende typer af personoplysninger kan opbevares om de registrerede:
• Almindeligt persondata, såsom navn, e-mailadresse, telefonnummer, adresse, kundetyper, titel, firma/organisation, stilling samt kundeforhold, supportsager, køb og historik over samtaler mellem dataansvarlig og registrerede. Der kan også forefindes oplysninger der er relevante for den Dataansvarlige i forhold til at have overblik over sine kunder/registrerede.
• Systemet er åbent og giver mulighed for at anden data kan registreres uden Databehandlerens viden og kontrol. Den Dataansvarlige bærer ansvar for at særlige- og/eller følsomme persondata ikke registreres. Såfremt denne type data registreres kan Databehandleren ikke gøres ansvarlig.
• Skulle den Dataansvarlige ved en fejltagelse registrere denne type af persondata eller have behov for at registrere denne type af persondata, skal Databehandleren kontaktes.
Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede:
• Virksomheder og/eller personer der har eller er i kontakt med den dataansvarlige hvorved den dataansvarlige har forretningsmæssigt behov for at gemme oplysninger for fremtidige kontakt og for at huske aftaler mv.
• Virksomheder og/eller personer der er eller har været kunder hos den dataansvarlige hvor den Dataansvarlige har forretningsmæssigt behov for eller lovmæssigt forpligtet til at bevare informationer om nuværende eller tidligere kundeforhold.
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter denne aftales ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed:
• Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer indtil aftalen opsiges eller ophæves af en af parterne
Bilag B Betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandlere

B.1 Betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til at gøre brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal dog underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer. En sådan underretning skal være den dataansvarlige i hænde minimum 1 måned før anvendelsen eller ændringen skal træde i kraft. Såfremt den dataansvarlige har indsigelser mod ændringerne, skal den dataansvarlige give meddelelse herom til databehandleren inden 7 dage efter modtagelsen af underretningen. Den dataansvarlige kan alene gøre indsigelse, såfremt den dataansvarlige har rimelige, konkrete årsager hertil.
B.2 Godkendte underdatabehandlere
Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden godkendt anvendelsen af følgende underdatabehandlere:

Navn	CVR-nr	Adresse	Beskrivelse af behandling
Digital Ocean	EU5280002224	101 Avenue of the Americans 10th floor, New York, NY 100013	Anvendes til fysisk drift af databehandlerens servere, hvorfra systemet er tilgængeligt.
Google LLC	77- 0493581	1600 Amphitheatre Parkway Moun- tain View, CA 94043 United States	Anvendes til at lave statistik på brugen af systemet. For at kunne planlægge behov for mere hardware.
Ploi	NL002200036B68	Melkrijder 4E 3861SG Nijkerk The Netherlands	Anvendes til administrere den fysisk drift af databehandlerens servere.
Sendgrid INC	001-38275	375 Beale Street, 3rd Floor San Francisco, CA 94105	Anvendes til udsendelse af mails.
THE ROCKET SCIENCE GROUP LLC	USTX0802837210	675 PONCE DE LEON AVE NE STE 5000 ATLANTA GA 30308	Anvendes til information til kunder og nyhedsbreve

 

Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden specifikt godkendt anvendelsen af ovennævnte underdatabehandlere til netop den behandling, som er beskrevet ud for parten.
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1 Behandlingens genstand/ instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:
• at opbevare informationer om potentielle, nuværende eller tidligere kunder for den Dataansvarlig
• at kunne give overblik og indsigt i den Dataansvarliges tilbuds, ordre og faktura proces.
• at kunne give overblik over den Dataansvarliges salgs- og omkostningsstatistiker ud fra informationer opsamlet i kunde-, faktura-, bogføringssystemer mv.

C.2 Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle:
• Der er ikke tale om behandling af særlige- eller følsomme persondata. Så med hensyn til sikkerheden i dette aspekt skal der etableres et ”middel-højt” sikkerhedsniveau. Der henvises til Aftalegrundlaget hvor sikkerheden i øvrigt er specificeret i flere detaljer.
• Databehandleren er berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal anvendes for at skabe det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau omkring oplysningerne.
Databehandleren skal dog – i alle tilfælde og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som hermed er aftalt med den dataansvarlige:
• Alle personoplysninger overføres krypteret mellem Databehandler og Dataansvarlig igennem brugen af systemet.
• Personoplysninger opbevares på sikrede servere (som er robuste og teknisk modstandsdygtige) som kun kan tilgås via krypterede forbindelser.
• Systemet køres som ”high available”, dvs. der findes en server som er en identisk kopi (opdateres dagligt) af den primære server. Den sekundære server anvendes i tilfælde af nedbrud på den primære server. De to servere er også identiske i forhold til sikkerheden.
• Dette muliggør at adgang til data ved nedbrud i de fleste tilfælde kan genetableres i løbet af 3 timer. Der kan forekomme tab af seneste data på op til 24 timer ved alvorlige nedbrud. Der henvises til Aftalegrundlaget hvor dette er specificeret i flere detaljer.
• Databehandleren gennemgår sikkerheden på serverne mindst 1 gang om året. Og herigennem bliver kritiske sårbarheder håndteret.
• Der foretages logning af alle aktiviteter der foregår både i systemerne der anvendes af Dataansvarlig og i systemer der anvendes til at sikre driften af dette system. Således det er muligt at foretage en audit såfremt personoplysning skulle mistænkes at have været blevet stjålet eller lækket på anden vis.
• Systemerne er robuste og teknisk modstandsdygtige.
• Der er etableret backupprocedure.
• Al adgang til IT-systemer, servere og pc’er, der indeholder fortrolige oplysninger, personoplysninger og kritiske data er betinget af konkrete autorisationer. I den forbindelse vil der blive autoriseret personer, for hvem adgangen er nødvendig med henblik på revision eller drifts- og system-tekniske opgaver.
• Det kun er de personer, som til løsning af deres arbejdsopgaver har brug for personoplysningerne, som har adgang til dem.
• Der en gang årligt foretages kontrol med, at ansatte kun er tildelt de adgange, som de har behov for.
• Al adgang kræver personligt bruger-id og adgangskode.
• Personoplysninger slettes effektivt og på en sikker måde ved bortskaffelse af IT-udstyr.
• Alle Deltagernes personoplysninger ikke opbevares i udskrevet form. Medarbejdere må ikke printe eller udtrække oplysninger fra systemet. Uden der er givet tilladelse hertil af dataansvarlige f.eks. i forbindelse med fejlsøgninger.
• Alle overførsler af personoplysninger i systemerne sker via krypterede forbindelser.
• Systemerne logger alle brugeres adgang og adfærd for således at kunne undersøge hvem der f.eks. har anmodet om og set en oplysning, sendt et tilbud etc., såfremt en undersøgelse heraf er nødvendig.
• Der i selvbetjeningssystemet føres kontrol med afviste adgangsforsøg og at forgæves forsøg på login automatisk logges. Hvis der konstateres mere end 5 på hinanden følgende fejlede loginforsøg lægges der en tidsforsinkelse ind mellem hvert efterfølgende forsøg der kan foretages.

C.3 Opbevaringsperiode/sletterutine
Personoplysningerne opbevares hos databehandleren, indtil den dataansvarlige anmoder om at få oplysningerne slette eller tilbageleveret.
I forbindelse med Aftalegrundlagets ophør, vil Databehandleren opbevare data i op til 3 måneder, såfremt den Dataansvarlige skulle ønske at få data udleveret eller anvende data på anden vis. Såfremt anden lovgivning ikke skulle kræve andet.
Den dataansvarlige kan til enhver tid via systemerne slette data der ikke er nødvendig i forhold til dansk rets almindelige regler og lovgivning.

C.4 Lokalitet for behandling
Behandling af de i aftalen omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end de følgende:
• Databehandlerens kontor, som på tidspunktet for denne aftales indgåelse er Olgas Allé 4, Kolding, Danmark. Anvendes af SalesHero ApS
• Databehandlerens ansatte har adgang til systemet på deres hjemadresser således det er muligt for dem at kunne foretage hjemarbejde.
• Serverer der hoster systemet er fysisk placeret i Frankfurt, Tyskland. Anvendes af Digital ocean.
C.5 Nærmere procedurer for den dataansvarliges tilsyn med den behandling, som foretages hos databehandleren
Databehandleren skal til enhver tid og på den Dataansvarliges anmodning give den Dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at Databehandleren har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.
Den Dataansvarlige eller en repræsentant for den Dataansvarlige har efter nærmere aftale herudover adgang til at føre tilsyn, herunder fysisk tilsyn, hos Databehandleren, når der efter den Dataansvarliges vurdering opstår et behov herfor.
Den Dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med et fysisk tilsyn afholdes af den Dataansvarlige. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer
(hovedsageligt den tid), der er nødvendig for, at den Dataansvarlige kan gennemføre sit tilsyn.
Databehandleren vil udarbejde generel dokumentation med tilstrækkelige oplysninger til, at den Dataansvarlige kan påse, at Databehandleren har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Databehandleren er, når der ikke er tale om denne generelle dokumentation, berettiget til en kompensation for dennes medarbejderes tid i forbindelse med tilsyn, revision eller kontrolbesøg initieret af den Dataansvarlige, medmindre dette sker på grundlag af en henvendelse fra tilsynsmyndigheden om Databehandlerens manglende efterlevelse af persondatareguleringen. Prisen er 1.295 kr. eksklusiv moms per time.
Den dataansvarlige er endvidere berettiget til for egen regning at lade Databehandlerens behandling af persondata underkaste en årlig revision af en uafhængig tredjepart efter den Dataansvarliges valg.
C.6 Nærmere procedurer for tilsynet med den behandling, som foretages hos eventuelle underdatabehandlere
Databehandleren skal til enhver tid og på den Dataansvarliges anmodning give den Dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at Databehandleren har sikret sig, at der er indgået en gyldig aftale mellem Databehandleren og underdatabehandleren vedrørende overholdelse af denne databehandleraftale hos underdatabehandleren.
Databehandleren vil, når der efter Databehandlerens vurdering opstår et behov herfor, foretage et tilsyn, herunder fysisk tilsyn, vedrørende overholdelsen af denne databehandleraftale hos underdatabehandleren.
Den Dataansvarlige kan – hvis det findes nødvendigt – vælge at initiere og deltage på en fysisk inspektion hos underdatabehandleren. Dette kan blive aktuelt, såfremt den Dataansvarlige vurderer, at databehandlerens tilsyn med underdatabehandleren ikke har givet den Dataansvarlige tilstrækkelig sikkerhed for, at behandlingen hos underdatabehandleren sker i overensstemmelse med denne databehandleraftale.
Den Dataansvarliges udgifter samt Databehandlerens udgifter i forbindelse med et fysisk tilsyn af underdatabehandleren initieret af den Dataansvarlige afholdes af den Dataansvarlige.
Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødvendig for, at den Dataansvarlige kan gennemføre sit tilsyn.
Databehandleren er berettiget til en kompensation for dennes medarbejderes tid i forbindelse med tilsyn, revision eller kontrolbesøg hos underdatabehandleren initieret af den Dataansvarlige, medmindre dette sker på grundlag af en henvendelse fra tilsynsmyndigheden om Databehandlerens manglende efterlevelse af persondatareguleringen. Prisen er 1.295 kr. eksklusiv moms per time.
Bilag D Parternes regulering af andre forhold
Der findes ingen yderligere reguleringer.